录入案卷的步骤:
1、(为了方便用户录入,在待审档案表里,特复制了该单位上一年的数据以作参考。)
展开上一年的数据,在右侧点击“添加案卷”按钮。
2、这是弹出的添加案卷的界面。
这里以学生处录入2007年教学档案为例。
录入的档案类型为教学,取拼音的首字母简写为JX。
此外,还有党委DW,行政XZ,科研KY,出版CB,外事WS,设备SB,基建JJ。
学生处在档案馆的二级单位编号为35。
(1)一级目录: 档案类型+年份。这里应该录入“JX2007”。
(2)二级目录: 二级单位编号。这里应该录入学生处的编号“35”。
(3)实体分类号:一级目录+二级目录。这里录入“JX200735”。
(4)案卷号: 表示这是第几卷。这个数字会自动加“1”。
(5)责任者: 案卷的责任者是该二级单位的名称。这里录入“学生处”。
(6)正题名: 案卷的正题名是对卷内文件名称的概括。
(7)材料时间: 案卷的材料时间是卷内文件落款时间的最早至最晚的范围,
精确到月份。在这里,卷内文件落款时间最早是2007.2,
最晚是2007.11,应该录入“2007.2-2007.11”。
(8)页数: 案卷里文件编好页码后,一共有多少页。这里录入“36”。
(9)归档单位: 该二级单位名称。这里应该录入“学生处”。
(10)保管期限: 一般是“长期”。有些案卷是“永久”,要选择“永久”。
3、填写完成后,点击“添加”按钮,将数据提交到服务器。
点击“添加”按钮之后,这个案卷的录入就完成了,这个录入窗口就可以关闭了。
4、提交数据后,就能看到刚录入的案卷。点击“编辑”按钮可以进行修改。