录入文件的步骤：

1、前面添加案卷以后，左边就会出现“JX2007”文件夹图标，点击前面的“+”号，
再点击单位号，右边就出现2007年的数据。
点击“添加文件”按钮来录入这一卷中的每个文件。
 

2、这是弹出的添加文件的界面。
 

以学生处录入2007年教学档案为例，
（1）一级目录：  档案类型+年份。这里应该录入“JX2007”。

（2）二级目录：  二级单位编号。这里应该录入学生处的单位编号“35”。

（3）实体分类号：一级目录+二级目录。这里录入“JX200735”。

（4）件号：      表明这是第几卷里的第几个文件。
                 如“1.0001”表示第1卷第1个文件；
                   “1.0002”表示第1卷第2个文件……
                 录入下一个文件系统会自动加1。

                 但是当录入第2卷第1个文件时要把件号改为“2.0001”
                       同样第3卷第1个文件时要把件号改为“3.0001”……

（5）文号：      文件有文号的要录入文号。这里录入“京团联发[2007]41号”。

（4）责任者：    文件的写作单位、落款单位。这里录入“学生处”。

（5）正题名：    文件的标题（要录入完整）。

（6）材料时间：  文件的落款时间。这里录入“2007.9.4”。

（7）页数：      这份文件一共有多少页。这里录入“13”。

（8）归档单位：  该二级单位名称。这里应该录入“学生处”。

（9）保管期限：  一般是“长期”。有些文件是“永久”，要选择“永久”。

3、录入完成后，点击“添加”按钮。
 

4、添加成功后，文件号自动加1，变成“1.0002”，用户可以继续录入第2个文件。  

注意：录入第2卷第1个文件时，请将件号改为“2.0001” 。
同样，录入第3卷第1个文件时，请将件号改为“3.0001”……