录入文件的步骤:
1、前面添加案卷以后,左边就会出现“JX2007”文件夹图标,点击前面的“+”号,
再点击单位号,右边就出现2007年的数据。
点击“添加文件”按钮来录入这一卷中的每个文件。
2、这是弹出的添加文件的界面。
以学生处录入2007年教学档案为例,
(1)一级目录: 档案类型+年份。这里应该录入“JX2007”。
(2)二级目录: 二级单位编号。这里应该录入学生处的单位编号“35”。
(3)实体分类号:一级目录+二级目录。这里录入“JX200735”。
(4)件号: 表明这是第几卷里的第几个文件。
如“1.0001”表示第1卷第1个文件;
“1.0002”表示第1卷第2个文件……
录入下一个文件系统会自动加1。
但是当录入第2卷第1个文件时要把件号改为“2.0001”
同样第3卷第1个文件时要把件号改为“3.0001”……
(5)文号: 文件有文号的要录入文号。这里录入“京团联发[2007]41号”。
(4)责任者: 文件的写作单位、落款单位。这里录入“学生处”。
(5)正题名: 文件的标题(要录入完整)。
(6)材料时间: 文件的落款时间。这里录入“2007.9.4”。
(7)页数: 这份文件一共有多少页。这里录入“13”。
(8)归档单位: 该二级单位名称。这里应该录入“学生处”。
(9)保管期限: 一般是“长期”。有些文件是“永久”,要选择“永久”。
3、录入完成后,点击“添加”按钮。
4、添加成功后,文件号自动加1,变成“1.0002”,用户可以继续录入第2个文件。
注意:录入第2卷第1个文件时,请将件号改为“2.0001” 。
同样,录入第3卷第1个文件时,请将件号改为“3.0001”……