档案馆关于2018年综合档案归档工作的通知
根据教育部《高等学校档案管理办法》及我校《北京邮电大学文件材料立卷归档工作规范》规定，档案馆于现在开始接收各立卷单位产生的2017年各类档案材料，望各单位坚持依法归档的原则，本着对学校历史负责、为现实服务、替未来着想的态度，落实好本单位档案的立卷归档工作，保证本单位档案员有足够时间，完成本单位档案收集整理工作，具体要求如下：
- 1、2017年由于学校机构变动，各二级单位请及时清理本单位文件材料，如果发现有存档价值的文件材料，以及以前没有归档的文件材料应及时移交校档案馆，以免重要文件材料的丢失，给学校造成损失。
- 2、请各二级单位指定一名处级或副处级领导分管本单位档案工作，一至两名档案员负责本单位档案立卷归档工作，并上报校档案馆备案，主管档案工作领导和档案员名单附在立卷计划表中，新上任的档案员可随时到档案馆参加档案立卷归档培训。立卷计划表附后，请自行下载。
- 3、请各二级单位于2018年4月15日之前上报2017年档案立卷计划及归档职责表，立卷计划填写内容为今年需归档的材料，归档职责表中“归档内容目录”为各单位每个工作人员工作中产生应归档的材料内容，“接收人”为二级单位档案员，“验收人”为二级单位主管档案领导。（表格附后，请自行下载）
- 4、2017年度形成文件档案归档截止日期2018年4月30日，档案馆将下学期开学对归档情况进行通报。
- 5、归档要求及范围按《北京邮电大学文件材料立卷归档工作规范》、《北京邮电大学综合档案归档范围与保管期限表》进行归档。（档案馆主页可查）
- 6、在进行纸制档案归档的同时，要求对相应的电子文档进行归档，具体归档范围见《北京邮电大学电子文件归档范围》。对于产生数据库电子文件的单位要求即时归档，需即时归的内容如下：学生电子注册库、学生分配信息、学生入学录取信息库、学生学位信息库、人事信息库、账务信息等，这些电子文件必需当年产生当年归档。
- 7、各单位实物档案，也请一并移交档案馆，归档范围请参照实物档案归档范围，并且实物档案也是实时归档，随产生随归档。
- 8、各单位2017年产生的照片档案请在2018年4月30日之前一并完成，照片可直接用优盘或移动硬盘拷备上交，照片说明另附word或excel上交，内容包括：照片的拍摄时间、地点、拍摄人、照片说明，照片要原始照片，最好不要压缩、拼接，至少500K以上的大小。
- 9、有个别单位2013-2016年的档案还未归档案，请今年归档时将以前的档案和2017年的档案一并归档。
- 10、若各单位尚存有2017年及以前产生文件材料，请各单位档案员收集并整理立卷后，与2017年度文件材料一并归档，由档案馆完成插卷。
- 11、需归档的二级立卷单位为全校各处级单位，新成立的二级单位也请及时安排本单位档案的立卷归档工作。
- 12、档案馆今年开始使用新的档案管理系统，新系统需到档案馆进行录入培训，或者将档案目录录入excel表中，由档案馆负责导入新系统中，录入excel格式请联系档案馆，由档案馆统一下发。
- 13、校档案馆近年来一起致力于档案资源建设工作，在校内校外征集我校各个历史时期的有保存价值的各种材料及实物，欢迎大家捐赠，具体捐赠内容，方法等请看附件。
- 14、监 察 部、人力资源和社会保障部、国家档案局 30号令《档案管理违法违纪行为处分规定》中第三、第四条中明确规定：“将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的，对有关责任人员，给予警告处分；情节较重的，给予记过或者记大过处分；情节严重的，给予降级或者撤职处分。”“拒不按照国家规定向指定的国家档案馆移交档案的，对有关责任人员，给予警告或者记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职处分。”因此请大家务必按时归档。对于不交档案的二级单位，如需来档案馆利用档案，请先完成档案归档，方可利用，如果长期不交档案，档案馆将不予查档。
请大家务必按要求在规定的时间内归档，以免影响后续工作，各单位在档案整理过程中，如有问题，请随时与档案馆联系。
联系电话：62282094
联系人：张元雯 齐佳颖 范美
北邮档案员交流群QQ群号为：316096637
档案馆
2018．3．30