为全面贯彻落实疫情防控的各项工作部署，切实保障广大师生的健康安全，更好地为广大师生员工及校友等提供便利服务，在疫情防控期间，我校对查档工作进行如下安排：

一、校内工作利用档案：

  电话预约查询，档案馆查询完成后，电话或微信回复，原则上不提供原件，由档案馆提供扫描件，通过邮件或微信传递。

如需借阅档案原件，需由本单位领导审批，方可电话预约上门取档。

二、​在校生办理各类证明：

   对于在校生档案馆只办理四、六级证明，录取花名册证明、亲属关系证明等，成绩单及排名证明需到学校教务处或研究生院办理。

 1．证明材料电子版

  可发邮件至邮箱：dag@bupt.edu.cn,邮件主题命名为【证明材料名称+电子版+姓名】，并在邮件中提供以下信息：本人姓名、学号、班级、专业、所在学院、生源所在地；本人联系方式（请保持畅通）；“北邮通”或学生证扫描件（照片）；需要证明材料的名称。收到申请信息后，档案馆会陆续把相关材料电子版发送至学生发件邮箱。为保证邮件正常收发，请最好使用学校邮箱。  

  2．证明材料纸质版

   如需各类证明纸版，学生可发邮件至邮箱：dag@bupt.edu.cn,邮件主题命名为【证明材料名称+纸质版+姓名】，并在邮件中提供以下信息：

（1）本人姓名、学号、班级、专业、所在学院、生源所在地。

（2）本人联系方式（请保持畅通）。

（3）“北邮通”或学生证扫描件（照片）。

（4）需要证明材料的名称及份数（最多提供5份）。

（5）接收材料的详细地址。

   收到申请信息后，在与申请学生取得联系后，档案馆定时将相关材料寄出（默认顺丰到付），或预约取件。为保证邮件正常收发，请最好使用学校邮箱。由于目前疫情所限，材料寄送时间可能比较长，请各位同学理解。

3. 已经返校学生，可直接到学校档案馆现场办理。

三、已毕业学生及校外人员档案查询及各类证明：

   1、证明材料电子版：

  如需学生成绩单及各类证明电子版，可发邮件至邮箱：dag@bupt.edu.cn邮件主题命名为【证明材料名称+电子版+姓名】，并在邮件中提供以下信息：

已毕业学生：本人姓名、学号（或毕业时间）、班级、专业、所在学院、生源所在地；本人联系方式（请保持畅通）；身份证扫描件（照片）；需要证明材料的名称。

校外查档单位：证明人姓名、学号、班级、专业、所在学院、生源所在地；单位联系人及联系方式（请保持畅通）；单位公函扫描件（照片）；需要证明材料的名称。

 说明：2011年以后毕业本科生可提供中、英文成绩单，2017年以后毕业的研究生可提供中、英文成绩单，除以上两种情况，档案馆只提中文成绩单，邮件中需要说明中文或英文成绩单。

  2、证明材料纸质版

 如需学生成绩单及各类证明纸版，学生可发邮件至邮箱：dag@bupt.edu.cn,邮件主题命名为【证明材料名称+纸质版+姓名】，并在邮件中提供以下信息，：

已毕业学生：本人姓名、学号（或毕业时间）、班级、专业、所在学院、生源所在地；本人联系方式（请保持畅通）；身份证扫描件（照片）；需要证明材料的名称及份数（最多提供5份）；接收材料的详细地址。

校外查档单位：需证明人姓名、学号、班级、专业、所在学院、生源所在地；单位联系人及联系方式（请保持畅通）；单位公函扫描件（照片）；需要证明材料的名称及份数（最多提供5份）；接收材料的详细地址。

档案馆收到申请信息后，档案馆定时将相关材料寄出（默认顺丰到付），或预约取件。由于目前疫情所限，材料寄送时间可能比较长，请予理解。

 说明：已经毕业学生不包含2019年毕业学生。对于2019年毕业的学生，如是本科生需到学校教务处办理，如是研究生需到学校研究生院办理。2011年以后毕业本科生可提供中、英文成绩单，2017年以后毕业的研究生可提供中、英文成绩单，除以上两种情况，档案馆只提中文成绩单，邮件中需要说明中文或英文。

四、学生档案 ：

  1．外校升学-提交调档函
     可将调档函（扫描件或照片）发至邮箱：dag@bupt.edu.cn,邮件主题命名为【外校升学-姓名-学号】，并在邮件中提供以下信息：本人姓名、学号、班级、专业、所在学院、本人联系方式（请保持畅通）；附件中上传“北邮通”或学生证扫描件（照片）、调档函（扫描件或照片），调档函命名方式【外校升学-姓名-学号】。
2.办理档案转递
   完成派遣后，登录档案馆学生档案系统（https://xsda.bupt.edu.cn/web/login/lxLogin.jsp）填写转档地址。
3.学生档案咨询
原则上电话咨询，不现场办公。
4.学生档案政审
如就业单位需要到校查阅学生档案，可向学生所在学院提交入校申请，审批通过后可持介绍信直接来馆查阅；或由学院代为政审并回函。

五、人事档案查询利用

  1、校内工作利用档案

 电话预约查询，优先采用电话或网络回复查询结果，确需查阅纸质档案原件的，按查询需求提供关键页复印件并逐页登记，利用完毕及时收回复印件。确需借阅纸质档案原件的，需有本单位领导审批，电话预约上门取档。

 2、校外单位利用档案

 暂不接待，开放时间按学校疫情防控要求而定。

六、档案馆联系方式：

地址：西土城校区图书馆楼北侧

工作时间：周一至周五，9：00-16：00，

联系电话: 62280896

联系人：张元雯   刘红玉 于澜 

邮箱：dag@bupt.edu.cn