档案馆关于2011年照片档案归档的通知

各二级单位：

按照教育部《高等学校档案管理办法》及我校《北京邮电大学档案管理立卷工作规范》的规定，学校各部门应当将档案及时移交归档，由于档案馆对照片档案实行了网上立卷归档，要求各单位务必于2011年12月31日前将照片档案上传至档案馆照片管理系统中。具体归档要求如下：

1、归档照片要求：

• 有存档价值（各单位重要活动照片，各学院应有的各类学生的毕业照）
• 照片质量清晰、无污点、可读
• 格式:jpg或tif
• 分辨率:600dpi以上，大小500K以上（建议2000-3000像素）
• 正立的

  2、在对照片档案信息进行录入时，请尽量把所列信息项录入全面，不要缺项。

  3、上传到系统照片拍摄时间为：2011年1月1日至2011年12月31日，上传截止时间为2011年12月31日。

4、对于各二级单位有2010年及2010年以前的照片档案未归档的，如果是数码照片，请将照片刻光盘，照片说明制成WORD或EXCEL版一并刻入光盘上交档案馆，照片说明需包括：图片说明、拍摄时间、拍摄地点、摄影人。如果有归档单位产生的纸制照片也请按归档要求整理完毕上交档案馆。

5、对于已上交照片档案的二级单位，在利用照片时档案馆给予优先查阅，如果没有产生照片档案单位请写说明并由二级单位领导签字交档案馆备存。对于长期不交照片档案的单位，如果要利用学校的照片档案时，请先完成照片档案的归档，才有权利用。（应归档照片档案的二级单位名单见附件）

6、在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆联系，我们将随叫随到，帮助您解决归档过程中遇到的各种问题，以保证移交到档案馆的照片档案齐全完整、标准规范。

联系人：张元雯 庄程远 刘燕

 联系电话：62282094

附：应归照片档案二级单位名单

档案馆

2011.12.16