档案馆关于2012年综合档案归档的通知

全校各立卷单位：

根据教育部《高等学校档案管理办法》及我校《北京邮电大学文件材料立卷归档工作规范》规定，档案馆于现在-2013年4月开始接收各立卷单位产生的2012年综合档案，望各单位主管档案工作的领导继续坚持依法归档的原则，本着对学校历史负责、为现实服务、替未来着想的态度，在百忙的工作之中抽出时间落实好本单位的档案工作，保证本单位专（兼）职档案员有足够时间，按照归档范围和整理标准做好档案的收集整理工作，具体要求如下：

• 上报2013年档案立卷计划及归档职责表，上交档案馆时间：2013年4月10日之前，立卷计划须填写内容为今年要归档的材料，归档职责表为每个工作人员应归档的内容。（表格附后，请自行下载）
• 2011年形成文件档案归档截止日期2013年4月30日，档案馆将下学期开学对归档情况进行通报，请大家务必按时归档，对于不归档的二级单位，如需来档案馆利用档案，请先完成归档，方可利用，如果长期不交档案，档案馆将不予查档。
• 归档要求及范围按《北京邮电大学文件材料立卷归档工作规范》、《北京邮电大学综合档案归档范围与保管期限表》进行归档。
• 在进行纸制档案归档的同时，要求对相应的电子文档进行归档，具体归档范围见《北京邮电大学电子文件归档范围》。对于产生数据库电子文件的单位要求即时归档，需即时归的内容如下：学生电子注册库、学生分配信息、学生入学录取信息库、学生学位信息库、人事信息库等，这些电子文件必需当年产生当年归档。
• 各单位的照片档案（拍摄日期截止于2013年12月31日）如在2012年时未上传入档案馆照片档案管理系统的，需单独进行归档，具体归档事宜可与档案馆联系。各学院、研究院本科生、研究生毕业合影也应全部归档，对以前没有归过这部分照片档案的单位，应及时补交。
• 对于2012年产生的照片档案，请各单位统一上传到校档案照片档案管理系统中（系统登录用户名如有不清楚的可向档案馆询问），并请大家随拍摄随上传；各二级单位产生的照片中如有请新闻中心拍摄的照片不需上传，这部分照片属新闻中心归档。
• 各单位实物档案，也请一并移交档案馆，归档范围请参照实物档案归档范围，并且实物档案也是即时归档，随产生随归档。
• 若各单位尚存有2012年以前的档案，请各单位兼职档案员收集并整理立卷后，与2012年档案一并归档，由档案馆完成插卷。
• 各单位兼职档案员如有更换请及时到档案馆进行立卷归档及网上录入培训。
• 需归档的二级立卷单位名单见附件。
• 研究生学位材料归档日期为2013年3月31日，请还没有归档的单位抓紧时间及时归档。
• 对于至今未移交的2011年综合档案的单位，请移交2012年档案的同时把2011年档案一一并移交。
• 2012年新成立的以下单位数字媒体与设计艺术学院党总支、数字媒体与设计艺术学院、教师发展中心需向想档案馆上报兼职档案员名单，并移交2012年所产生的各类档案。

请大家务必按要求在规定的时间内归档，以免影响后续工作，各单位在档案整理过程中，如有问题，请随时与档案馆联系。

联系电话：62282094 

联系人：张元雯 刘燕 于澜

档案馆

2013．3．25