各学院：

  即日起，档案馆将开展本科、研究生新生档案的接收工作，请各单位于2024年11月8日前完成新生档案的收集、整理及审查，以学院为单位集中统一移交档案馆。现将归档要求通知如下：

一、档案移交范围

  2024级本科、研究生（硕士、博士）新生档案。

二、档案移交要求

  1.移交前请完成档案的收集、整理及审查工作，新生档案包含材料可参考附件1。研究生档案移交前应依据研究生院相关要求完成入学资格复查工作。

  2.请按照“一人一袋”的要求整理，具体要求如下：

  ①同一学生的多份密封材料请拆掉密封袋，并将所有材料展开排放，注意不要损毁、遗漏档案材料，拆掉的密封袋无需再放入学生档案袋中。

  ②本科生，袋中材料按照入学登记表、团员材料、学籍材料的顺序从上到下排放；研究生，袋中材料按照入学登记表、研究生报考材料、学籍材料的顺序从上到下排放。

  ③团员证、团组织关系介绍信不移交，团员证请交还学生本人。

  ④每一名学生的所有材料（党员材料除外）装入同一档案袋中，并在档案袋右下角标明学号和姓名，同时将所移交的档案袋按照学号由小到大排序。档案袋无需密封，无需更换新袋，移交后档案馆会统一更换。

  3.移交时请务必携带填写完整的移交清单（附件2、附件3）并加盖学院公章，同时将对应的电子版清单发送至邮箱dag@bupt.edu.cn。

  4.正式党员材料必须单独移交，预备党员、入党积极分子材料留存本学院，不移交档案馆。对于正式党员材料，按照①入党申请书→②转正申请书→③政审材料→④入党积极分子培养考察材料→⑤预备党员考察材料→⑥党课结业证→⑦其它材料的顺序夹入入党志愿书第10页和第11页之间，入党志愿书右上角须用铅笔标明学号，并按学号由小到大排序。移交时请务必携带填写完整的党员材料移交清单（附件4）并加盖公章，同时将对应的电子版清单发送至邮箱dag@bupt.edu.cn。

  5.入学登记表除一份装入学生档案袋之外：

  ①研究生需另整理一套材料，按照综合档案整理规范（附件5）整理，填写移交清单（附件6），移交至档案馆综合档案科。

  ②本科生需留存好一套，随当年学院的教学档案一并归档，时间预计为2025年3月。

  请各学院高度重视新生档案移交工作，务必于11月8日前完成，移交工作情况将纳入二级单位年度考核。到档案馆现场移交前请提前电话预约归档时间。整理过程中如有问题，请随时与档案馆联系。

  感谢各学院老师的大力支持！

  档案馆联系人：陈老师  王老师

  档案馆联系电话：62280896转803、805

档案馆

2024年9月23日

/upload/file/202409/附件1 新生档案所含材料参考.docx

/upload/file/202409/附件2 本科新生档案交接表.xls

/upload/file/202409/附件3 研究生新生档案交接表.xls

/upload/file/202409/附件4 正式党员材料交接表.xls

/upload/file/202409/附件5 研究生入学登记表归档说明.docx

/upload/file/202409/附件6 XX学院XX级研究生《学生信息登记表》移交清单.xlsx