北京邮电大学文件材料立卷归档工作规范

 

为规范我校文件材料立卷归档工作，根据《中华人民共和国档案法》、中华人民共和国教育部令第27号《高等学校档案管理办法》、教育部《高等学校档案工作规范》等有关规定，结合本校实际，特制定本规范。

 

二、立卷归档工作内容

立卷归档法律依据： 教育部27号令《高等学校档案管理办法》、 国家教委《高等学校档案工作规范》、 国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》、档案工作国家标准 。

（一）预立卷

1、预立卷定义

各归档单位根据本部门文件材料形成规律，参照《北京邮电大学档案归档范围和保管期限表》，预先编制案卷类目。

2、预立卷工作内容

— 收集材料，做好日常管理

材料收集工作直接影响档案立卷工作的质量。因此,在日常工作中要树立敬业精神,不断增强档案意识,注意工作中重大活动的动向,摸清文件材料形成的规律,主动收集、及时追问文件的下落,以防遗漏,要做到、脑勤、嘴勤、手勤、脚勤,做到文件材料勤收集、勤整理、勤维护,不拖拉,不积存。

收集就是将办毕的文件材料随时或定期收上来,要求及时、齐全,次要文件连同有关资料一并收回。收集的对象主要是承办部门的有关人员,也包括学校的领导人。

平时归卷是根据立卷的要求对随时产生的、处理完毕的文件材料归入拟制好的立卷类目中，兼职档案员应在当年初或上一年末，根据类目准备若干卷夹，并适当准备一些随时增补用的卷夹。卷夹封面和卷夹的卷脊上抄写类目名称。然后将卷夹按号顺序排号，以备随时归卷和查找文件。。通常的做法是为立卷类目的每一条目准备一个卷夹,随时将办毕的文件归入。

— 鉴别

对收集来的文件进行分析判断。主要是看三项内容:检查文件材料是否办毕,“文件处理单”、签报、发文稿纸上的“办文结果”栏是否签署,是否有领导批复；没有办毕的应立即退回,没有签署、办复的应进行补办。要检查每份文件材料是否完整，有无缺页，是否正件、附件齐全,是否有错漏号码等，文书处理程序是否完成，处理的来龙去脉是否注明，遇有不清之处应及时询问承办人。鉴别文件材料的性质、特征、保存价值,以正确判定应归入哪个归卷类目。

— 归卷工作

将检查完毕的文件按案卷类目对号入座，归入卷夹。经过借阅归还的文件，亦应随时销帐归卷。对于不须立卷归档的文件材料，可以另备卷夹单独存放。在平时归卷中要注意根据文件的变化情况,随时修改与调整案卷类目,增补有关条款。

— 预立卷类目的修改与调整

事先编制的立卷类目难免会与实际形成的文件有出入，这是很自然的。档案员在平时归卷过程中，根据文件的实际情况，随时进行修改或增补。每年年终或次年年初，应总结经验并结合下一个年度的工作计划，对类目进行一次全面的调整与修改，以备下一年度使用。

 

（二）立卷归档分工

1、归档范围确定的原则

(1) 归档的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

(2) 归档的文件材料必须反映学校各项活动的全过程，保证完整、准确、系统。 

(3) 归档的文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾各种文件材料的不同特点和成套性。 

2、归档范围及归档分类的主要内容和重点

(1) 党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

(2) 行政类：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

(3) 学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

(4) 教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。

(5) 科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)执行。

(6) 基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)执行。

(7) 仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

(8) 产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

(9) 出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

(10) 外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

(11) 财会类：中华人民共和国财政部 国家档案局令第79号《会计档案管理办法》执行。

（12）实物类: 主要包括学校和各院系、各单位历年来获得的校级以上的各种奖品、奖状；学校历史上使用过的各种校徽、纪念章、印章等；学校历史上形成的有保存价值的其它物品；兄弟单位、国内外友人、校友赠送的珍贵礼品等。

（13）人物类：学校历史上各类知名人物在长期的实践活动中直接形成的具有重要保存价值的各种载体的历史材料。

归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

3、立卷归档分工

(1) 以学校名义举办的重大活动或召开的全校性、综合性会议形成的文件材料等由校务办负责立卷归档，或者由校务办于会议及活动筹备时，指定有关部门负责收集整理，立卷归档；其它党委、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像、电子、实物、人物等门类的归档材料，由形成材料的部门负责立卷归档。

(2) 上级来文需要有关部门办理的，由办理者负责把上级来文与办理好的材料一并立卷归档，其余的上级来文由校务办负责归档。

(3) 归档材料涉及多个部门的，由主办部门负责立卷归档，非主办部门负责提供相关材料。

(4) 党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、办公会所形成的材料，由校务办分别立卷归档，由各职能部门起草或承办以党委和学校名义召开的全校性专门会议所形成的材料，由主办单位的职能部门立卷归档。

(5) 各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前指定专人做好文件材料的整理工作，移交学校档案馆保存，任何人不得擅自带走或销毁。

(6) 因机构调整而导致部门职责分工变化，调整前形成的文件材料，仍由分管部门立卷归档，调整后形成的文件材料，则由现分管部门立卷归档。

（三）文件材料的收集

按照以下原则和重点并根据归档范围，在平时积累组卷的基础上，收集文件材料。

1、文件材料的收集原则：必须对学校、社会有史料和研究价值，具有参考或凭证作用，能够反映学校各部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。

2、收集的重点：是本校形 成的不同载体、不同形式的文件材料及上级针对本校的指令性、指导性文件及需我校承办的文件材料。

3、不归档的文件材料（若需要以下某方面的材料，可选作资料暂存）

— 上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

— 本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

— 同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

— 下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

— 未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效的文件、一般性文件的历次修改稿、打印文件的各次校对稿（学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；

— 从正式文件上摘录的供工作参考的非证明材料；

— 无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题，提出一般性建设性意见的人民来信；

— 学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

— 为参考目的从各方面收集的文件材料；

— 本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；

— 非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料；

— 未生效的合同、协议、单据。

(四) 立卷归档的原则和方法

1、原则

应按问题、时间、重要程度和遵循文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当考虑保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。

2、方法

以自然件为单位，逐件整理归档

（1）按年度分

— 一般的文件材料归入其形成年度；

— 计划、预决算、总结、报告、统计报表等，归入文件内容针对的年度；

— 长远规划、计划、预算放在文件内容针对的第一年；

— 跨年度的总结、报告、决算归入文件内容针对的最后一年；

— 跨年度的案件，放在结案的一年；

— 跨年度的会议文件归入会议开幕的年度；

— 法规性文件归入公布和批准年度；

— 按学年处理的文件归入专门年度；

— 科研、基建、设备项目分别归入鉴定、竣工、购进年度。

— 不同年度的文件一般应分开排放。

（2）按问题、类别分

— 学校在管理和业务活动中形成的文件材料，按单一问题组合；

— 会议文件，按会议的届次组合，一会一卷或一会数卷；

— 非诉讼案件材料，按立案问题组合,一案一卷或一案数卷；

— 工作计划、总结等，按责任者或名称组合；

— 统计、报表、名册等按名称组合；

— 简报按名称、期号组合；

— 科研、基建、设备的项目档案，按项目组合，管理性和结论性的文件材料组成卷后放在各卷之首，其余材料可按阶段、结构、部件等分别组卷；

— 不同类别的文件材料，必须分别排列组合。

（3）按保管期限分

各部门在整理归档材料时，可按文件的凭证和参考价值的大小，先将文件材料按永久、长期、短期分开，只对本部门的工作有短期参考价值文件材料，留本部门保存，不向档案馆移交。

3、卷内文件的排列顺序

— 卷内文件材料按文号顺序、重要程度或时间顺序排列；

— 同一件文件材料，按正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；结论、决定、判决性材料在前，依据性材料在后排列；

— 同一年度、同一问题的请示与批复排列在一起，批复在前，请示在后，批复与其请示不在同一年度的，可分别归档，但须在备注栏注明参见号；

— 其他文件材料按文号或时间顺序排列。

 

（五）卷内编号

成卷装订的卷内文件在装订前编页号（卷内目录、备考表、空页不编页号），用铅笔在有字迹或图表的页面逐一顺序编号，用阿拉伯数字从1开始。卷内文件无论单面或双面只要有文字或图表的，均应在非装订线编页号，正面编在右上角，反面编在左上角。

(六) 检查案卷质量

1、检查案卷文件的成分，收集的材料是否齐全、完整，是否有不需归档的材料。

2、检查案卷内文件的联系，纠正相互混淆、重复或拆散文件联系的现象。

3、检查归档的文件材料有无加盖公章，要签名的栏目有无漏签。

4、检查案卷文件的数量，一般不超过150页，对同一问题文件数量较多的酌情分卷，问题单一、文件数量少的可组薄卷或将相近问题所形成的材料合并组卷。

5、检查保管期限、密级划分是否恰当，文件材料中不能有圆珠笔、铅笔等字迹。

6、检查卷内文件分类组卷是否清楚合理，卷内文件编号有无错漏现象。

（七）填写卷内文件目录、备考表

1、卷内文件目录

— 顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号；

— 文号：文件制发机关的发文字号。

— 责任者：形成文件部门或对文件负有责任的署名者；

— 题名：即文件标题，一般照实抄录，无标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，外加“[ ]”号；

— 文件日期：文件的形成时间；

— 所在张号：卷内每份文件起始之页的编号，最后一份文件应填起止页号；

— 备注：卷内文件要说明的文字。

2、卷内备考表

位于卷内文件之后，必须用钢笔或签字笔填写。

— 本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

— 立卷人：由组成本卷的兼职档案员填写。

— 检查人：由对案卷进行审核的责任者签名。

— 立卷时间：填写立卷的时间。

（八）填写案卷标题和封面

— 案卷标题：要求结构完整、确切、书写工整清晰，案卷标题不超过50个汉字同，一般包括卷内文件责任者、内容、名称（文种）。

— 归档单位：把档案移交给档案馆的单位。

— 填写案卷标题。

— 卷内文件起止日期：卷内文件形成的最早和最晚日期。

— 保管期限：依据档案保管期限表，确定档案的保管期限（永久、长期、短期）。

— 密级：有保密要求的要填写密级。

— 归档号、全宗号、目录号、案卷号由录入系统后自动生成。

(九)装订

— 先检查归档的文件是否按A4规格大小形成，否则需贴边、折边成A4规格。

— 拆除文件上的金属装订物，对破损的文件及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边修补和裱糊，对较大的图表要按手风琴式的样子折叠。文件折好后，所编页码应露在外面，且幅面不得超过案卷封底和封皮。

— 检查案卷装订是否整齐牢固，要求不订住文字，不倒订，不漏订。要求文件材料左、下对齐，装订位置在文件左侧中部，结头系在案卷背面。

(十) 移交档案

— 归档验收：移交档案时，交接双方当面检查，档案馆根据有关标准进行验收，不符合要求者，档案馆有权退回，限期改正后再交。

— 对于缺档材料，填写缺档案材料登记表，双方签字，并要主管领导签字，补交，后签字。

— 移交手续：移交时填写档案移交目录，移交和接受双方签字备查。

三、归档时间

— 各部门档案于次年4月30日以前。

— 研究生论文及答辩材料于次年3月31日以前。

— 基建档案按竣工时间。

— 档案馆每年9月份将档案移交情况向全校通报。

— 实物档案随产生，随时向档案馆移交。

 

   

 

 

 

                    北京邮电大学档案馆

                    2018年3月