北京邮电大学档案管理条例（征求意见稿）

第一章  总则

 

第一条  为适应我校档案管理现代化需要,加强档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案在教学、科研、管理等各方面的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》，结合我校实际，制定本办法。

第二条  本条例所指的档案是指我校建校以来，学校或个人在职能和业务活动中，从事党政管理、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会等过程直接形成的对学校或社会有保存价值的各种文字、图表、声像及电子文件等不同门类、不同载体的历史纪录。

第三条  我校人事档案和学生档案归档案馆统一管理，在本条例指导下开展工作，并分别制定有管理办法。

第四条  全校档案由档案馆集中统一管理。在特殊需要的情况下，二级单位设立分室管理。

第五条  档案工作是学校重要基础工作之一，是维护学校历史 面貌的真实记录，是国家的财富，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志，学校将档案工作纳入学校整体发展规划，确保档案工作与学校整体工作同步发展。

第六条  学校各部门应把档案工作列入议事日程，加强领导，并把做好档案工作纳入教学、科研、管理人员的职责范围，作为考核干部和检查工作的重要内容之一，以保证立卷归档工作的准确、及时和安全、完整。

 

第二章  领导体制及其职责

 

第七条  学校档案工作实行统一领导分级管理的原则。学校由一名校长主管全校档案工作。档案馆在校长办公室领导下负责全校的档案管理工作。各学院、各二级职能部门要有一名负责人分管本单位的档案工作，并配备相应的兼职档案员，负责本单位档案的收集、整理、立卷、归档等工作。

第八条  根据原国家教委发布的《普通高等学校档案管理办法》有关规定，档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的直属机构。根据我校规模和馆藏，档案馆属处级建制，应设相应的业务科室，开展多层次的业务工作。

第九条  档案馆的职责

1、贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策、法令、法规。努力完成上级和校领导下达的各项档案工作任务。

2、制定学校档案事业发展规划，建立健全各类档案管理规章制度。

3、对全校档案工作实行指导、监督、检查；开展档案工作总结、交流、评比，促进档案事业健康发展。

4、负责全校各类档案的接收、整理、鉴定、统计和保管。

5、组织实施档案信息化建设，开发利用档案信息资源。

6、编辑各种档案资料，编辑各类检索工具。

7参与校内重大教学、科研成果鉴定和重要基建工程验收以及重大活动的启动和总结工作。

8、负责对全校档案工作人员进行业务培训，不断提高档案工作者的理论水平、业务素质和管理能力。

9、开展多种形式的档案宣传工作和对利用者的教育活动，执行档案法，保障档案安全。

10、开展档案学术研究和交流活动。

11、完成学校委托交办的各类展事、文物收集及保管工作。

第十条  各二级职能部门档案工作负责人的职责

1、行使分管档案工作的职责，组织制定本单位的档案工作实施办法及有关规定。把档案工作纳入部门工作计划、管理制度和管理人员职责范围，在布置、检查、总结、验收各项工作中，同时布置、检查、总结、验收档案工作。配备具有较好政治、业务素质的兼职档案员，并保持相对稳定。

2、组织本单位人员学习档案法规，执行学校档案工作的规章制度。

3、督促本单位工作人员注意文件材料的形成、积累、保管、移交，积极配合兼职档案员的归档工作。

4、督促、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收的全过程。

5、检查本单位兼职档案员履行职责情况，保证工作时间并计算工作量，为本部门档案工作解决实际困难。

第十一条  各职能部门兼职档案员的职责

1、遵循档案法规、政策和学校档案工作制度开展工作。

2、负责本单位文件材料、电子文件、声像材料、实物等的收集、积累、保管、整理、立卷归档工作。

3、坚持平时立卷的原则，归档案卷做到组卷合理，编写页码准确，卷内目录打印规范，案卷目录简明扼要，装订整齐。

4、注意与纸质文件对应的电子文件的收集归档。

5、注意文件材料的安全和保密工作。

6、积极参加业务学习和总结交流，掌握档案工作基本知识，不断提高业务水平。

7、检查、督促本单位工作人员按时做好档案材料的整理工作，并对相关人员进行业务指导。

8、加强与档案馆的联系，积极提出改进工作的意见，及时向主管领导汇报工作。

第十二条  档案工作人员（含兼职档案员）属档案专业技术人员，实行专业技术职务聘任制。

第十三条  学校档案馆设馆长一名。按国家和学校有关规定确定专职档案人员编制。

              

第三章  经费、库房和设备

 

第十四条  档案工作所需经费单独立项，纳入学校经费预算，专款专用。

第十五条  档案馆用房实行办公室、阅览室、库房三分开原则。档案库房的设置应符合档案保管要求，不宜设在楼顶或一楼（禁止设在地下室），库房面积要求有15—20年的预留空间。

第十六条  学校根据需要为档案馆配置复印机、照相机、去湿机、吸尘器、计算机、电视机、录像机、刻录机、扫描仪、服务器等设备。

 

第四章  档案的管理

 

第十七条  档案馆按照国家档案管理有关规定，制定档案实体分类和档案归档范围及保管期限既“三合一” 制度，对档案进行科学分类，划准归档范围，严把收进关。该归档的必须归档，不属于归档范围的材料，禁止擅自归档。

第十八条  在对科研成果、教学、大型设备（十万元以上）、基建工程等鉴定验收时，要有档案人员参加。

第十九条  我校工作人员在教学、科研、管理等职能活动中形成的各种载体形式的文件材料，按本校档案材料归档范围，定期移交档案馆集中保管，任何单位和个人不得据为己有，也不能借故推迟移交时间。

对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆可通过征集等各种形式进行管理。学校对捐赠的档案发给荣誉证书和奖品（或奖金），鼓励个人向学校捐赠档案。

第二十条  学校档案馆负责向国内外征集与本校有关的档案资料。

第二十一条  档案馆从事人事档案和学生档案的管理人员应严格按照档案馆有关管理办法进行接收、鉴别、收集、整理、保管、传递、借阅等工作。严格按保密制度办事，遵守对个人信息保密的原则。

第二十二条  档案馆对接收的档案应编制案卷目录和其他检索工具，做到利用方便，信息准确迅速。

第二十三条  档案馆按照档案保存价值将保管期限分为永久、长期和短期三种，对已到保管期限又无保存价值的档案，由档案馆造册，经相关部门鉴定，报校领导审批，予以销毁。未经鉴定和审批，不得销毁任何档案。

第二十四条  档案馆应建立档案保管、保密、利用制度，严格履行查、借、复印等手续。一般情况下，不将档案借出。库房有专人负责，定期检查，确保档案安全，遇有特殊情况，立即向领导汇报。

第二十五条  档案馆应不断加强档案的保护，对已破损和字迹退色的档案应及时修复或复制。

第二十六条  档案馆应对每年收进的案卷、馆藏数量及档案利用等情况进行统计，及时向上级机关和校领导汇报。

 

第五章 档案的利用

 

第二十七条  档案馆保存的档案，目前主要供本校利用，凡本校职工因工作需要利用档案，经办理有关手续后可直接到档案馆查阅。外单位及个人需利用时，应持合法证明，经校办主任                                                                                         或馆长同意后方可查阅，并实行有偿服务的原则。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密，需经校领导批准。

第二十八条  档案馆应加强档案史料和各种信息资料的编研、整理和开发利用工作，不断推进和完善档案信息化建设，更好的利用档案信息资源。档案馆应根据学校工作需要主动、及时的编辑各类档案参考资料和检索工具，为校领导和各部门提供有价值的服务。

                   

第六章 考核、奖励与处罚

 

第二十九条  建立档案工作检查、考核制度，明确岗位责任制。

1、对于在档案工作中，做出突出贡献的部门和专、兼职档案工作人员，给予表彰或奖励。

2、对职能部门档案工作业绩实行认可制，凡经档案馆考核不合格，限期改正，仍未达到要求的，考核等级不能评为“优”。

3、档案馆于每年9月中旬向全校通报档案移交情况。

第三十条  对违反《档案法》，玩忽职守造成档案损失的，要根据情节轻重，依照《档案法》严肃处理，直至追究法律责任。

 

第七章 附则

 

第三十一条  本办法自发文之日起执行。

第三十二条  本办法由档案馆负责解释。

 

                                     

北京邮电大学档案馆

       

2006年10月