北京邮电大学电子文件归档与管理暂行办法

（征求意见稿）

• 总则

第一条  为了适应北京邮电大学信息化建设需要，规范和加强电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全性和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及国家档案局第六号令：《电子公文归档管理暂行办法》、国标GB/T188984-2002《电子文件归档与管理规范》、国家档案局《全国档案信息化实施纲要》等有关法规，特制定本办法。

第二条  基本术语解释

（一）电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘、等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

（二）归档电子文件：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

（三）电子文件的逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件管理权限向档案部门移交的过程。

（四）电子文件的物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

（五）电子文件的真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。

（六）电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

（七）电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。

（八）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

（九）元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

 

第二章  管理体制和职责

第三条根据国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》的相关规定，学校和各立卷单位要明确电子文件归档案管理工作的分管领导各具体负责人，协调解决实际问题，监督、检查电子文件归档工作。

第四条各单位要建立电子文件的管理制度，在电子文件产生时应采取技术措施，对其实施超前管理。电子文件的形成、承办、运转、整理归档工作，由承办部门负责，要将电子文件的整理归档工作纳入承办部门的工作职责，以确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

第五条各单位均要配备一名政治业务素质较高、具有一定计算机管理水平的兼职人员，负责本单位各科室形成的电子文件的收集、积累及向档案馆移交工作。

第六条 对电子文件的日常管理，包括监督、指导、检查和分类保管、开发利用等工作，由校档案馆负责。档案馆要建立相应的制度，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管与利用实行全过程管理。

第七条  学校电子档案由档案馆集中统一管理。档案馆要配备政治业务素质较高的计算机或专业技术较强人员管理电子档案；同时配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证电子文件的有效识读。

•  电子文件收集、积累

第八条  各单位在主要职能活动中产生的电子文件，凡有查考利用价值的均应定期制作文件备份，并要及时拷贝到软盘或刻录到光盘上脱机保存。盘片上要用汉字标明文件名称及拷贝时间并妥善保管。采用物理归档并移交档案馆后的电子文件，仍要在本单位保存一年后方可删除或销毁。

第九条  收集积累的电子文件类型

（一）电子文件稿本

电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。

（1）定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿电子文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，收集时需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。对特别重要文件的历次草稿需要保存时，每一稿应以不同标识加以区别。

（2）正式电子文件：将修改、签发完的定稿电子文件正式制作完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明。

主要收集积累定稿和正式版本的电子文件，草稿视情况自行决定是否保存。电子文件稿本代码为：M－草稿性电子文件；U－非正式电子文件；F－正式电子文件。

（二）电子文件的信息类型

要收集积累的电子文件类型有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链接文件、程序文件和数据库文件。

1、文本文件:指用文字处理技术形成的文字文件、表格文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。归档时应重点收集定稿电子文件和正式电子文件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。归档后档案馆要全部用软件转为PDF格式保存，以确保电子文件的真实性和不可改动。

2、图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。对用扫描仪等设备获得的采用非通用格式的图像电子文件，收集时应将其转换为通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

3、图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

4、影像文件：指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。要归档的视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

5、声音文件：指用音频电子设备获得并经计算机处理的文件，归档是应注意收集其属性标识和相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

6、超媒体链接文件：指用计算机超媒体链接技术制作的文件。

7、数据库文件：指用计算机硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。数据库文件以DBF、XLS文件为通用格式。

8、计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。

对专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则需连同专用软件一并收集归档。

• 子文件载体类型

目前主要有光盘、磁盘、磁带等介质载体类型。

• 电子文件的归档

第十条  电子文件归档范围

北京邮电大学电子文件归档范围参照本校制定的各单位纸质文件归档范围。此外，还应将各单位形成的有重要参考利用价值的数据库文件和相关软件、多媒体课件、超媒体链接文件（WEB网页）、数字化的影像文件、声音文件、CAD图形文件等，均应收集积累归档，具体范围可参见《北京邮电大学归档范围（试行稿）》。

第十一条  电子文件归档

一、逻辑归档

将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。具有稳定可靠网络环境，有严密安全管理措施以及对内容重要的纸制版本的单位，可直接向校档案馆实施逻辑归档。

二、物理归档：凡各单位电子文件承办人员要及时将应归档的电子文件光盘或软盘，向各单位兼职档案员实施物理归档。物理归档的基本要求：

（一）各单位应根据纸制档案归档范围与《北京邮电大学电子档案归档范围》共同制定每年电子档案的归档计划。

（二）电子文件承办人应根据归档范围，在电子文件产生时就要对应归档电子文件标注一定的标记（文件题名、形成日期、编号等）。

（三）整理完毕的电子文件，应及时的拷贝至耐久性好的载体上，推荐使用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软盘作为归档电子文件长期保存载体。载体上应标注好盘内文件内容、类别、存入日期、磁盘编号、密级等。

（四）网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档电子文件的载体保存至少1年。

（五）特殊格式的电子文件（非通用格式），归档时应在存储载体中同时存有相应的查看软件。对用数据库管理系统生成的数据库文件，数据库结构字段名为非汉字的结构归档时应附数据库结构说明，标明每个段的汉字名称。

（六）电子文件承办人员在向本单位兼职档案员移交电子文件时，应以填写归档电子文件登记表，与盘片一同交给兼职档案员。

（七）电子文件的归档同时采用双套制，电子档案与纸制档案并存。

第十二条  电子文件鉴定

一、电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围及保管期限。

二、各单位的兼职档案员对归档的电子文件要进行文件真实性、完整性有效性检验，发现问题及时采取补救措施，并由负责人签署审核意见。

•  归档电子文件的移交

第十三条  归档时间

逻辑归档应在电子文件办理完毕后，在网络上完成对电子文件的实时归档。

物理归档的电子文件，电子文件的形成部门一般应在每年六月底以前将上年度办理完毕的属归档范围的电子文件向档案馆移交归档，数据库文件可视情况按月或按季度向档案馆移交归档。

第十四条  档案馆在接收电子文件之前，应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100％方可进行交接。

检验项目如下：

1、有无划痕，是否清洁；

2、有无病毒；

3、核实电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；

4、核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；

5、对特殊格式的电子文件，应核实其相关软件、版本、操作手册等是否完整。

检验合格后，分别由移交单位和接收单位填入《北京邮电大学电子文件移交、接收检验登记表》、《北京邮电大学归档电子文件登记表》和《北京邮电大学归档数据库文件主表结构登记表》，双方签字盖章。登记表一式两份，一份交电子文件形成单位，一份由校档案馆自存。

第十五条  保管要求：归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：

• 归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。
• 载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。
• 存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
• 环境湿度选定范围：17℃－21℃；相对湿度选定范围：35％－45％。
  • 归档电子文件的整理

第十六条  归档电子文件的整理

  （一）把带有归档标识的电子文件按载体和文件类别代码进行相对集中分类组织存储载体。

（二）归档电子文件以件为单位进行整理，整理方法按国家档案局的《归档文件整理规则》进行整理。

（三）电子文件的分类方法按《高等学校档案实体分类法》编制实体分类号。

（四）存放载体的编号方案为：存储载体类型代码－文件格式代码－顺序号

存储载体类型代码为：GP－光盘；CP－磁盘；CD－磁带等。

文件格式代码为：T－文本文件；I－图像文件：G－图形文件；V－影像文件；A－声音文件；O－超媒全链结文件；P－程序文件；D－数据文件。电子文档编号方案为载体编号－文件件号。

（五）把通过分类的电子文件按存放载体编号重新排列，将必要的著录项目输入计算机数据库内，编制机读目录和必要的检索工具。其基本著录项目为：序号、题名、责任者、文号、文件形成时间、全文标识、实体分类号、电子文档号（盘号及件号）、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容。

• 电子档案的保管、统计、利用、鉴定

第十七条  归档电子文件移交到档案馆后，档案馆要制作至少两套，一套封存保管，一套提供查阅利用。

第十八条  保管要求：归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：

• 载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。
• 载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。
• 存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
• 环境湿度选定范围：17℃－21℃；相对湿度选定范围：35％－45％。

第十九条  接收入库的电子档案，每两年要抽检一次，抽检率不低于10％，发现问题要及时采取恢复措施。

    第二十条  随着计算机技术和设备的发展更新，设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作。库存电子档案要在完整、准确性有保障的前提下，同步转换更新复制。复制或补救新版后，原载体仍需保存三年。

    第二十一条  对电子档案的复制分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复制。相同条件下，要优先考虑载体的可靠性和先进性。

    第二十二条  保管的归档电子文件，第四年要复制转存一次。需抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不少于四年。

    第二十三条  随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》。

    第二十四条  利用

（一）存电子档案不得利用和外借，利用时要使用电子档案的复制件。

（二）电子档案查阅利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件一般不在网上提供利用，确有必要以联网方式利用时，应严格遵守国家和学校有关保密规定，并采取稳妥的安全保密措施。

第二十五条  归档电子文件的鉴定销毁

（一）电子文件的保管期限参照国家、教育部及本校制定的纸制文件材料的保管期限的有关规定执行。超过保管期限的电子档案要销毁，需请有关部门和档案部门审核，编制销毁清册，经有关领导批准后方可销毁，并要确保载体与信息的彻底销毁。

（二）属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除的载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

第二十六条  档案馆应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

北京邮电大学档案馆