一、指导思想

人事档案是党和国家的机密，是对干部、职工考察了解和使用的主要依据。为加强全校人事档案的管理，贯彻落实上级关于人事档案工作目标管理的要求，加强我校人事档案工作的制度化、规范化、信息化和科学化建设，更好的为学校干部、人事、师资管理工作和人事决策工作服务。根据中共中央组织部、国家档案局关于干部档案管理的有关规定和《北京邮电大学档案管理条例》的要求，结合我校实际，特制定本办法。

二、管理原则

人事档案管理工作坚持为学校人事工作服务，维护档案的完整统一，实行档案集中管理；坚守档案机密，保证档案安全的原则。

全校人事档案由档案馆统一管理。

三、工作职责

1、收集鉴别和整理人事档案材料；

2、分类编目、数据录入，编制检索工具；

3、做好档案库房的“八防”工作；

4、负责办理档案的查、借阅工作;

5、负责调查研究和改进人事档案工作的方式方法，推进人事

档案工作的科学化和信息化：

6、为有关部门提供丰富翔实的人才信息：

7、负责保管好人事档案，坚持执行保密制度，保证人事档案的完整与安全：

8、办理其他有关事项。

四、人事档案的收集范围

1、干部调配（转业安置）、任命、考核等工作中形成的各类登记表（如干部履历表，教师、职工、医务人员和军人登记表等），任命呈报表（包括上级的考察材料）、鉴定、干部考核登记表、民主评议和组织考核形成的综合材料，退（离）休审批表和军队转业干部审批表。

2、录用和聘用干部工作中形成的审批表，聘用干部合同书，政审（考核）材料，续聘审批表，解聘辞退等材料。

3、办理出国（境）人员审批工作中形成的审批表、登记表及在国外境外表现情况鉴定等材料。

4、市级以上党代会、人代会、政协会和工、青、妇等群众团体代表会以及民主党派代表会等形成的代表登记表和委员的简历、政绩材料。

5、办理干部、职工工资、待遇中形成的登记表、审批表和解决职级待遇问题的批复材料。

6、国民教育、成人教育和干部培训过程中形成的学生登记表、学习成绩登记表、授予学位的材料、学历证明、学习鉴定、结业成绩登记表等。

7、评聘专业技术职务资格审批表、考核表、聘任专业技术职称审批表。

8、更改姓名、民族、年龄、国籍，入党入团时间，参加工作时间等过程中形成的个人申请，组织审批报告，上级批复以及所依据的证明材料。

9、党、团组织建设中形成的材料:已批准转正的中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书、政审材料、党员登记表、自传；不予登记的决定、组织审批意见和所依据的材料；民主评议中形成的组织意见、民主评议的党员登记表；优秀党员事迹及组织审批材料；劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料；退党材料；取消预备党员资格的组织意见；退团材料；加入民主党派的有关材料。

10、干部审查、离任审计工作中形成的调查报告、调查证明材料、结论、上级批复、个人对结论的意见；检查交待或说明的材料；甄别和复查结论、调查报告、批复及所依据的材料。

11、表彰、奖励活动中所形成的各种先进人物登记表，先进模范事迹，嘉奖通报材料。

12、纪律检查、监察、审计和行政管理等工作中形成的处分决定（包括免于处分意见）、查证核实报告、上级批复、本人对处分决定的意见；个人交代、检查材料；通报批评材料；法院审判工作中形成的判决书、复查甄别报告、决定、上级批复材料。

13、创造发明，科研成果，著作、译著，有重大影响的论文等的目录。

14、体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残确定残疾等级的材料。

15、办理丧事活动中形成的悼词（生平），报道消息、仆告，非正式死亡的调查报告及有关情况、遗书等。

16、其他可供组织参考的有保存价值的材料。

五、对收集、归档材料的要求

1、必须是办理完毕的正式材料；必须移交给专人，经验收合格后办理登记手续。

2、必须是完整齐全、真实、文字清楚、对象明确、承办单位

和时间明了，方能入人事档案案。

3、必须手续完备，凡规定由组织审查盖章的须有组织盖章；凡应由本人签字的，须经本人签字（或组织证明）；任免、录用、聘用审批表必须注明批准机关的名称、时间、文号；出国（境）审批表要注明出去和返回的时间及出去的目的。

4、档案材料必须使用统一的办公纸，不准使用圆珠笔、铅笔、红色笔和复写纸书写。

5、人事部门将接收并收集齐全的个人档案，按“干部转递通知单”项目上的要求详细登记后，移交到档案馆进行保管。

六、人事档案的查阅

（一）、查阅人的范围

  1、党委组织部、纪检、监察、人事、保卫等部门及院主管人事工作的党委书记或副书记，直属支部、组织委员。

  2、各二级单位做人事工作的干事和做保卫工作的专职干部（党员）因工作需要可以查阅。

  3、各二级单位（中层干部）负责人（党员）因工作需要可以查阅本单位所属人员的档案。

  4、除上述人员以外的其他人员因工作临时需要查阅档案时，持查阅档案介绍信可查阅。

（二）、查阅档案的范围

  1、因干部的考察、任免、调动、工资、学历、更改参加工作时间，政治历史审查、组织发展、组织处理、恢复党籍挑选机要人员、飞行员，出国、福利待遇、离休、退休、退职、职工治丧及奖惩等需要查阅本人档案的。

  2、与本人档案有密切关系的，而本人已经死亡或重病，不能口述提供情况，以及其他特殊原因，必须以其档案中取得旁证材料的。

（三）、查阅档案应注意的事项

1、查阅人员只允许在指定的阅览室查阅，不允许将档案带出阅览室；

2、凡查阅档案者应是中共党员，如果是因公外调人事档案者，应持单位调查介绍信，写明查档原因及查阅人的政治面貌。

3、下级人员不能查阅上级人员的档案，夫妻关系或亲属关系不能互相查阅档案，自己不能查阅自己档案。

4、同级领导之间不允互相查阅档案，特殊情况下，经人事处长或组织部长、校领导批准后由档案管理人员待查。

5、查阅人不允许在档案上圈划、涂抹、篡改、批注，更不能拆散和抽出档案材料。

6、查阅人员应将档案保密，不得擅自提供有关材料，不允许向本人或他人泄漏档案内容或当谈话资料，因工作需要摘录或复制的有关材料用毕归还或销毁。

7、人事档案管理部门不负责出具证明材料。经批准或履行一定的手续后，可以摘抄或复印人事档案中的有关部分，经档案管理人员审查无误，加盖公章并注明出处。

8、人事档案的工作人员不负责代查，更不能接受电话查阅；

9、人事档案原则上不外借。如必须借出使用时，要说明理由，经主管部门负责人批准并严格履行登记手续，借出时间不得超过一周，不允许无关人员翻阅，不得擅自转借他人。

七、人事档案的转递

1、档案管理部门必须接到人事部门开据的工资关系介绍信，方可办理人事档案的转递手续；

2、人事档案应通过机要通讯或派专人送取，不允许邮寄或由其他人代为领取；

3、转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真整理、装订，不得扣留材料或分批转出；

4、转递档案必须按统一规定的干部档案转递通知单的项目详细登记，严密包封，加盖密封章；

5、对转出转入的档案材料，要严格履行登记手续，注明转出（入）时间、材料、名称、数量、转出（入）原因、转递方式。

6、收到干部档案的单位，经核对无误后，应在回执上签字盖章立即退回，逾期一个月未退回者，转出单位应写信催问，以防丢失。

八、本办法自发文之日起实施

九、本办法由档案馆负责解释

北京邮电大学档案馆

    2004年10月